Title:  Officer Leasing & Administrative

Requisition ID: 235756

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Oficial de Leasing & Administración / Real Estate DR / Shared Services

Nivel 5.1

SBDR

Propósito

El Oficial de Leasing & Administración es responsable de proveer apoyo operacional y administrativo al Departamento de Real Estate en la República Dominicana y de contribuir para que los planes e iniciativas vinculadas al equipo de Leasing en Canadá se cumplan de conformidad con las normas,
políticas y procedimientos internos vigentes. Asimismo, deberá garantizar un alto nivel de servicio al momento de interactuar y atender las necesidades de nuestros clientes internos y manteniendo las buenas relaciones con los propietarios de locales y espacios de Cajeros Automáticos. Asimismo,
debe ser capaz de proveer un servicio con empatía, eficacia y eficiencia al equipo de trabajo durante la realización de sus asignaciones.

Responsabilidades

 Asistir en el proceso administrativo asegurando la recepción y distribución de la documentación referente a los empleados.
 Completar los reportes periódicos requeridos por Recursos Humanos.
 Asegurar la calidad de los procesos cumpliendo los tiempos establecidos.
 Mantener la confidencialidad y la privacidad de los temas y proyectos llevados a cabo por el departamento.
 Promover los valores del banco en el departamento: integridad, respeto, pasión y responsabilidad.
 Proveer asistencia al equipo en momento de necesitar ayuda de parte del Oficial de Leasing & Administración.
 Respetar las pautas para la conducta en los Negocios y Políticas de Seguridad.
 Comprender y adoptar la cultura de riesgo del Banco y cómo debe considerarse el apetito de riesgo en las actividades y decisiones diarias.

Gestión Administración y Reportería

 Mantener actualizado el control de vacaciones del departamento.
 Entregar Reporte de Staff Plan cumpliendo con el SLA de RR.HH. para el envío hasta los primeros cinco (5) días de cada mes.
 Entregar el reporte revisado y/o validado de libro Mayor a la Gerente Senior del área antes de los primeros cinco (5) días de cada mes.
 Enviar el reporte o notificación de pérdidas operacionales del departamento, a más tardar antes del día (10) de cada mes.
 Realizar ordenes de compras a través de PeopleSoft, así como los requerimientos mensuales de reposición de materiales gastables de oficina.
 Asistir en el proceso de venta de activos descartados de la unidad, manteniendo el control de registro actualizado, informando y suministrando al área de Contabilidad los soportes de dicha venta.
 Apoyar al equipo con los reportes y/o levantamientos de tickets en ServiceNow IT.
 Actualizar diariamente el Control de Facturas de Proyectos Mayores y Menores, entregándolas a su responsable antes de las primeras 24h después de recibida por el contratista.
 Mantener actualizado los archivos de Control de Costos de Proyectos Mayores.
 Brindar soporte de backup en el proceso de Debida Diligencia y de gestión de contratos de
Servicios de Mantenimiento, a la Oficial de Soporte de Administración del equipo de Mantenimiento, realizando las actividades solicitadas en los programas Coupa Risk Assess e Icertis, conforme a las solicitudes del equipo de TPRM y 1B.
 Participar como Planeador Alterno en el proceso de Planificación del BCP del departamento según sea requerido.

Gestión de Soporte Leasing

 Brindar soporte a los Senior Leasing Manager de Real Estate Canadá, en cuanto a los nuevos contratos y renovaciones de cada período, de acuerdo con el plan aprobado del programa de alquiler de locales y alquiler y cesión de espacios de cajeros automáticos.
 Gestionar proceso recopilación y seguimiento de documentos societarios y de inmuebles (en caso de locales).
 Llevar un control interno de los avances y estatus de los casos de leasing.
 Interactuar continuamente con el área de Revisión de Sociedades y Legal Contratos para obtener retroalimentación y visto bueno de los documentos recopilados.
 Recibir y preparar las facturas recibidas por los propietarios de locales y espacios de ATMs, de acuerdo con el proceso establecido y enviando las mismas a la Unidad de Pagos.
 Mantener las buenas relaciones, permaneciendo en contacto (según amerite) con los propietarios de los locales y espacios para ATMs, gestionando oportunamente de pagos de alquileres y apoyando en la gestión de cartas de retención realizando las solicitudes a la Unidad de Impuestos y Activos Fijos, así como colaborando con el envío de comunicaciones especiales.
 Gestionar con el Departamento de Finanzas los cheques requeridos para la firma de los contratos de arrendamiento en preparación para la firma de estos.
 Brindar soporte al Programa de Ventas de Inmuebles, manteniendo actualizado el Portal de Ventas, coordinando visitas a los locales, firmas y legalización de Ofertas de Compraventas y Contratos de Venta según el plan aprobado, cumpliendo con las fechas establecidas.
 Apoyar en la gestión de solicitudes de Estudios de Mercado y Tasaciones según sea requerido por el equipo de Toronto.
 Mantener actualizado el registro de datos de propietarios y plazas.
 Administrar y mantener actualizado el Control de Costos de Alquileres de locales y cajeros automáticos, entregando el reporte mensual de aumentos de renta a la Senior Manager de Real Estate DR para su aprobación, al menos cinco días antes del inicio del siguiente mes.
 Validar vía correo electrónico al equipo de Cuentas por Pagar, todas las facturas de locales y cajeros automáticos que han sido aprobadas de antemano por la Senior Manager, indicando el tránsito y el centro de costos según corresponda. Posteriormente remitir en físico dichas facturas a Cuentas por Pagar.

Gestión de Contratos de Proyectos y Debida Diligencia

 Planificar, coordinar y ejecutar el proceso de Debida Diligencia e investigaciones internas en el World Check, Badar, Buró de crédito y consultas a los equipos de Legal Embargos, Legal Litigios y Cobros para la depuración de los accionistas/representantes de la empresa a contratar para los proyectos mayores y menores.
 Completar la ficha de contratos y solicitar al equipo de Legal Contratos la elaboración del borrador para los Proyectos de Mayores.
 Participar en la revisión de los borradores, gestionar firmas del contrato y entregar ejemplares a cada parte (Banco y Contratista).

Educación / Experiencia / Otra información (incluya solo aquellos que son específicos a la función)

 Estudiante de término o graduado en Administración de Empresas, Contabilidad, Negocios Internacionales, Economía o carreras afines.
 Manejo correcto de la escritura y ortografía.
 Conocimiento avanzado en Microsoft Office (Word / Excel / Power Point).
 Conocimientos básicos de Recursos Humanos, Gestión Organizacional y Prácticas de contratación de inmuebles.
 Conocimiento profundo de las regulaciones del Banco, políticas y procedimientos.
 Conocimiento del idioma inglés medio o avanzado.

Location(s):  Dominican Republic : Distrito Nacional : Santo Domingo

Business Address: Av. 27 de Febrero esq. Av. Winston Churchill 

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