Title:  Executive Assistant

Requisition ID: 261561

Join a purpose driven winning team, committed to results, in an inclusive and high-performing culture.

Propósito: 

Brindar soporte administrativo, logístico y operativo a las vicepresidencias y/o direcciones que asiste y sus equipos de trabajo, actuando como un habilitador clave de la ejecución estratégica y operativa de las áreas.

El rol combina funciones de asistencia ejecutiva con la coordinación de proyectos operativos, incluyendo la gestión de eventos, visitas regionales, viajes, reportería, elaboración de presentaciones ejecutivas, preparación de informes y control administrativo de gastos. Asimismo, es responsable de llevar el control de vacaciones, permisos y licencias del equipo, y de apoyar en las labores logísticas requeridas, garantizando una operación eficiente, el cumplimiento de las políticas internas y un ambiente de control sólido, alineado con los estándares del banco, con el propósito de facilitar el logro de los objetivos del área.

Responsabilidades:

1. Administrar agenda de trabajo de las vicepresidencias y/o direcciones que apoya y sus equipos de trabajo; verificando disponibilidad de tiempo para asumir compromisos, planteando fechas y tiempos posibles, coordinando reuniones y entrevistas, registrando y dando seguimiento a la programación o reprogramación, elaborando cartas remitiendo las comunicaciones correspondientes; con la finalidad de contribuir a optimizar el tiempo de las áreas.

2. Asistir en la elaboración de presentaciones y/o materiales de apoyo de las vicepresidencias y/o direcciones que soporta, reportes periódicos, reportes estadísticos e informes para uso de las áreas o ser remitidos a otras gerencias y Casa Matriz; realizando investigaciones y sondeos, compilando documentos e informaciones en medios electrónicos y/o físicos requeridos.

3. Realizar apoyo logístico en actividades y reuniones de las áreas que asiste tales como campañas, lanzamientos, talleres y entrenamientos diversos, actividades de reconocimientos, reuniones regulares y extraordinarias, entre otras; asistiendo en la etapa de planificación y preparación de reuniones, coordinando el uso de los salones de conferencias y equipos audiovisuales, agendas, convocatorias, refrigerios, almuerzos, dando seguimiento a puntos de agenda y pendientes; coordinando compra de materiales, tramitando pago de facturas, con el objetivo de contribuir con el desarrollo de las actividades de los departamentos en general.

4. Canalizar en tiempo razonable propuestas, requerimientos y documentos de clientes, socios estratégicos, funcionarios y colaboradores que sean recibidos en las áreas; identificando la necesidad o requerimiento específico, ofreciendo informaciones pertinentes al caso, tramitando la solicitud a los departamentos y/o personas correspondientes, haciendo investigaciones sobre los casos y dando seguimiento hasta la solución o cierre de las situaciones presentadas.

5. Realizar labores de apoyo administrativo para las áreas; gestionando solicitud y envío de regalos u otra ocasión dirigidos a clientes y/o relacionados; elaborando y canalizando reportes de gastos, material gastable, mensajería interna y requerimientos puntuales, dándoles continuidad; agilizando las necesidades del piso relacionadas a servicios generales, entre otros; coordinar la ruta de choferes asignados; para facilitar y agilizar las operaciones de las áreas.

6. Realizar labores afines y complementarias adicionales, alineadas con los objetivos, valores, normas y ética de la organización; garantizando la integridad y confidencialidad en el manejo de los recursos e información (electrónica y física).

7. Coordinar viajes ejecutivos y del equipo (reservas, agendas, documentación), asegurando cumplimiento de la política de viajes del banco. Elaborar y consolidar reportes de viaje, documentando objetivos, reuniones sostenidas y próximos pasos. Dando seguimiento al control administrativo de gastos del área.

Criterios Esenciales:

• Licenciatura o estudiante de Administración, Ingeniería Industrial, Finanzas, Negocios, Comunicación, Mercadeo o afines.
• De 3 a 5 años en roles de asistencia ejecutiva/administrativa a niveles gerenciales o directivos, idealmente en servicios financieros o entornos corporativos regionales.
• Bilingüe Español–inglés (B2–C1) con capacidad de redacción y conversación para reuniones, minutas y correos con stakeholders regionales.
• Experiencia coordinando eventos híbridos, viajes, compras y gestión documental digital.
• Fundamentos en Gestión de Proyectos.
• Técnicas de redacción, ortografía y gramática; capacidad de síntesis
• Manejo de herramientas de gastos y viajes (Concur u otras), y plataformas de compras/pagos (Easy Tool o equivalentes).
• Manejo de herramientas ticketing para gestionar solicitudes a TI/Facilities.
• Deseable certificación Microsoft Office Specialist (MOS) o manejo avanzado de Microsoft 365:                                                                                                                   - --- Excel (tablas, filtros avanzados, fórmulas, gráficos, pivots, control de gastos).
  - PowerPoint (presentaciones ejecutivas, storytelling de datos).
  - Word (estilos, control de cambios).
  - Outlook & Calendars (timeboxing, delegación, reglas, múltiples zonas horarias).
  - SharePoint/OneDrive (bibliotecas, permisos, versiones).
  - OneNote/Planner/To Do (organización, tableros, seguimiento).

Location(s):  Dominican Republic : Distrito Nacional : Santo Domingo

Business Address: Av. Winston Churchill, Esq. C/ Ludovino Fernández, Santo Domingo, R. D. 

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