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Title:  Senior Operations Officer, Onboarding- Montreal, QC

 

 

 

Requisition ID: 69296

 

Join the Global Community of Scotiabankers to help customers become better off.

 

 

As the Senior Operations Officer- Onboarding, you are responsible for supporting the on/off boarding of employees in the Montreal campus and overall administrative support related to Occupational Health and Safety (OHS), Business Continuity Planning (BCP), security access, workstation data tracking changes and telephony requirements. You are responsible for management of the employee database in the Montreal campus. You will contribute to the development and execution of Employee Engagement strategy and programs to support the employee experience that will enhance wellness, inclusion, charitable and community involvement.

Accountabilities

1. Champions a customer focused culture to deepen partner relationships and leverage broader Bank relationships, systems and knowledge by:

  • Investigating and resolving all inquiries and complaints directed to Campus Operations within established service level agreement and escalating any concerns to Manager;
  • Developing and recommending process improvements;
  • Maintaining a working knowledge of each department in the campus
  • Assisting Campus Operations in the administrative support of the units in the campus as required
  • Contributing to the overall Employee Engagement strategy and providing insight specific to the campus to ensure a consistent employee experience across Global Operations campuses;
  • Facilitating execution of campus events such as: Town Hall Meetings, Management Meetings, Lunch and Learn Sessions, Employee Engagement activities, Employee Training and Onboarding activities;
  • Assisting with the development and implementation of communication to drive Employee Engagement within the campus;
  • Supporting committees including Campus Action Teams – Engagement, Diversity & Inclusion and Community and
  • Coordinating the set up and take down of the physical space assigned to each event

2. Ensure accurate data within the OfficeSpace database used to track and monitor employee information and Onboarding / Offboarding data by:

  • Accurately managing the Montreal OfficeSpace database to maintain complete workstation/employee records and to track/monitor on/offboarding data including but not limited to workstation assignment, key records management, security access badges and telephones;
  • Maintaining/controlling building security access levels as required by units;
  • Managing telephone equipment assignment and phone line inventory;
  • Liaising with the Technology Operations and EITS teams in coordinating office equipment / telephony movements, installation;
  • Assisting with employee relocations and workstation changes

3. Assist with the development, maintenance and execution of Business Continuity Plans, Occupational Health and Safety and Fire Safety building requirements by: 

  • Monitoring the number of OHS and Fire Safety representatives to ensure adequate coverage for building, hours and business lines;
  • Maintaining information / data in databases related to First Aid Attendants, OHS Committee membership and Fire and Safety Teams;
  • Adhering to compliance with regulatory activities and guidance over Occupational Health & Safety;
  • Composing routine correspondence related to OHS and Fire and Safety;
  • Assisting with the Local Incident Management Team (LIMT) functions during a critical incident;

Qualifications

  • Knowledge of OfficeSpace is an asset
  • Experience organizing or managing events is preferred
  • Strong organizational skills and ability to set priorities and manage time
  • Strong communication and interpersonal skills
  • High degree of accuracy required
  • Excellent Microsoft Office skills, with high proficiency in Excel and data management

 

Objectif du poste

Le responsable principal, Exploitation – Intégration s’occupe de l’intégration et des départs des employés du campus de Montréal et fournit un soutien administratif général pour la satisfaction des exigences concernant l’hygiène et la sécurité au travail (HST), le plan de continuité des activités, l’accès sécurisé, les changements aux données sur les postes de travail et la téléphonie. Il gère également la base de données sur les employés du campus de Montréal. En outre, il contribue à l’élaboration et à l’exécution de la stratégie et des programmes d’engagement des employés pour offrir un milieu favorisant le mieux-être, l’inclusion, les activités de bienfaisance et l’action communautaire.

Responsabilités

1. Promouvoir une culture axée sur les clients pour approfondir les relations avec les partenaires et mettre à profit les relations, les connaissances et les systèmes de toute la Banque en faisant ce qui suit :

  • Faire les recherches nécessaires concernant les demandes de renseignements et les plaintes reçues par l’équipe Exploitation – Campus et y répondre conformément à l’entente de niveau de service établie, et signaler les cas problématiques à son directeur.

  • Trouver et recommander des améliorations aux processus.

  • Maintenir une connaissance pratique de chaque service du campus.

  • Épauler l’équipe Exploitation – Campus dans l’offre d’un soutien administratif aux unités du campus, au besoin.

  • Contribuer à la stratégie globale d’engagement des employés et fournir des observations sur le campus qui mèneront à l’offre d’une expérience employé uniforme sur tous les campus d’Exploitation globale.

  • Assurer la tenue des événements sur le campus, comme les assemblées locales, les réunions de la direction, les dîners-conférences, et les activités d’engagement, de formation et d’intégration des employés.

  • Participer à la préparation et à la diffusion de communications visant à stimuler l’engagement des employés du campus.

  • Soutenir les comités, y compris les équipes d’action du campus responsables de l’engagement, de la diversité, de l’inclusion et de la communauté.

  • Organiser l’aménagement et la remise en place des lieux physiques de chaque événement.

 

2. Assurer l’exactitude de la base de données d’OfficeSpace servant à faire le suivi des renseignements sur les employés et des données sur l’intégration et les départs en faisant ce qui suit :

  • Assurer une bonne gestion de la base de données d’OfficeSpace de Montréal pour tenir à jour des dossiers complets sur les postes de travail et les employés et faire le suivi des données sur l’intégration et les départs, y compris les postes de travail, le registre des clés, les cartes d’accès et les téléphones.

  • Maintenir et contrôler les niveaux d’accès sécurisé demandés par les unités.

  • Gérer l’attribution de l’équipement de téléphonie et le registre des lignes téléphoniques.

  • Collaborer avec l’équipe Technologie et opérations et celle des Services TI pour coordonner le transfert et l’installation du matériel de bureau et de l’équipement de téléphonie.

  • Épauler l’équipe dans le transfert des employés et les changements de poste de travail.

 

3. Participer à l’élaboration, à la tenue à jour et au respect des exigences relatives aux plans de continuité des activités, à l’hygiène et la sécurité au travail et à la sécurité incendie en faisant ce qui suit :

  • Voir à ce que les représentants en hygiène et sécurité au travail (HST) et en sécurité incendie soient en nombre suffisant selon l’immeuble, les heures d’ouverture et le secteur d’activité.

  • Tenir à jour les bases de données sur les préposés aux premiers soins, les membres du comité HST et l’équipe de sécurité incendie.

  • Se conformer à toutes les activités de réglementation et lignes directrices en matière d’hygiène et de sécurité au travail.

  • Rédiger des communications courantes sur l’hygiène et la sécurité au travail et la sécurité incendie.

  • Assister l’équipe locale de gestion des incidents en cas d’événement grave.

Compétences requises

  • Connaissance d’OfficeSpace, un atout.

  • Expérience en organisation ou en gestion d’événements, un atout.

  • Excellent sens de l’organisation et capacité d’établir les priorités et de gérer son temps.

  • Excellentes aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles.

  • Grand souci d’exactitude.

  • Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, en particulier d’Excel, et solides aptitudes à la gestion de données.

 

 

 

Location(s):  Canada : Quebec : Montreal 

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Job Segment: Operations Manager, Bank, Banking, Developer, Operations, Finance, Technology