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Title:  Operations Officer, Administration- Montreal, QC

 

 

 

Requisition ID: 69297

 

Join the Global Community of Scotiabankers to help customers become better off.

 

Purpose

As the Operations Officer- Administration, you will provide administrative support to the units in the Montreal campus by assisting with real estate items, premises issues and maintenance, stationery, keys/combinations, mail, courier, invoices, centralized budgets and supporting the Manager Campus Operations. As a member of the Campus Operations team, you are responsible for contributing to the overall success of the unit by providing a high level of professional service support to our Global Operations partners while adhering to Bank security and operational procedures and policies.

Accountabilities

1. Champions a customer focused culture to deepen partner relationships and leverage broader Bank relationships, systems and knowledge by:

  • Investigating and resolving inquiries and complaints directed to Campus Operations within established service level agreement and escalating any concerns to Manager;

  • Developing and recommending process improvements;

  • Maintaining a working knowledge of each department in the campus and

  • Assisting with the coordination, set up and delivery of campus and business line events

     

2. Contributes to the overall support of units in the campus by:

  • Coordinating and tracking work with Real Estate, property management and external vendors for real estate and premises issues and maintenance;

  • Monitoring premises, furniture and equipment issues and escalating as required;

  • Maintaining adequate supplies of centralized stationery items and coordinating the purchase, delivery and payment of all stationery items in the campus;

  • Tracking and managing centralized invoices related to campus expenses;

  • Maintaining database of keys and combinations and manage key inventory and records;

  • Assisting with administration of Occupational Health and Safety, Fire Safety, and business continuity planning;

  • Managing email communications with business lines and assisting with operational and building announcements;

  • Maintaining Iron Mountain record keeping files, shipments and destruction records as required;

  • Managing daily mailroom tasks and completing distribution of internal and external mails

  • Preparing courier weigh bills and maintain records of all courier shipments for tracing and billing purposes, for both incoming and outgoing items and the recording, tracking and delivering of packages

 

3. Understands how the Bank’s risk appetite and risk culture should be considered in day-to-day activities and decisions.

4. Actively pursues effective and efficient operations of his/her respective areas, while ensuring the adequacy, adherence to and effectiveness of day-to-day business controls to meet obligations with respect to operational risk, regulatory compliance risk, AML/ATF risk and conduct risk, including but not limited to responsibilities under the Operational Risk Management Framework, Regulatory Compliance Risk Management Framework, AML/ATF Global Handbook and the Scotiabank Code of Conduct.

5. Champions a high-performance environment and contributes to an inclusive work environment.

Qualifications

  • Experience in an administrative or mailroom role is an asset

  • Strong detail orientation

  • Strong organizational skills and ability to set priorities and manage time

  • Good Microsoft Office skills, e.g, Excel

 

Objectif du poste

Le responsable, Exploitation – Administration fournit un soutien administratif aux unités du campus de Montréal en ce qui concerne les biens immobiliers, les locaux et l’entretien, les fournitures de bureau, les clés et les combinaisons, le courrier, la messagerie, les factures et les budgets centralisés; il épaule également le directeur, Exploitation – Campus. En tant que membre de l’équipe Exploitation – Campus, le responsable contribue au succès global de l’unité en offrant un soutien professionnel de premier ordre aux partenaires d’Exploitation globale tout en respectant les politiques et procédures de la Banque en matière d’exploitation et de sécurité.

Responsabilités

1. Promouvoir une culture axée sur les clients pour approfondir les relations avec les partenaires et mettre à profit les relations, les connaissances et les systèmes de toute la Banque en faisant ce qui suit :

  • Faire les recherches nécessaires concernant les demandes de renseignements et les plaintes reçues par l’équipe Exploitation – Campus et y répondre conformément à l’entente de niveau de service établie, et signaler les cas problématiques à son directeur.

  • Trouver et recommander des améliorations aux processus.

  • Maintenir une connaissance pratique de chaque service du campus.

  • Contribuer à l’organisation, à la mise en place et à la tenue des événements du campus et du secteur d’activité.

     

2. Contribuer au soutien général des unités du campus en faisant ce qui suit :

  • Coordonner les tâches et en faire le suivi auprès des équipes responsables des biens immobiliers et de la gestion immobilière ainsi que des fournisseurs externes pour les questions relatives aux biens immobiliers, aux locaux et à l’entretien.

  • Faire le suivi des questions relatives aux locaux, au mobilier et à l’équipement, et les signaler à l’échelon supérieur, au besoin.

  • Maintenir une quantité suffisante d’articles de papeterie dans un service centralisé et coordonner l’achat, la livraison et le paiement de ces articles sur le campus.

  • Assurer le suivi et la gestion des factures centralisées pour les dépenses du campus.

  • Tenir à jour la base de données des clés et des combinaisons, et gérer le stock et le registre de clés.

  • Participer à l’administration des mesures d’hygiène et sécurité au travail, du plan de sécurité incendie et du plan de continuité des activités.

  • Gérer les communications par courriel avec les secteurs d’activité et contribuer à la préparation des annonces concernant les activités d’exploitation et les immeubles.

  • Tenir un registre des dossiers destinés à Iron Mountain, envoyés et détruits, au besoin.

  • Gérer les tâches quotidiennes de la salle de courrier et distribuer le courrier interne et externe.

  • Préparer les factures de pesage du service de messagerie et tenir un registre de tous les envois par messagerie aux fins de repérage et de facturation, tant pour le courrier entrant que pour le courrier sortant; assumer les tâches de consignation, de repérage et de livraison des colis.

 

3. Comprendre comment l’appétence au risque et la culture du risque de la Banque s’appliquent dans les activités et les décisions courantes.

4. Viser l’efficacité dans ses activités tout en veillant à ce que les mesures de contrôle courantes soient efficaces et conformes au cadre de gestion des risques d’exploitation, au cadre de gestion des risques de conformité réglementaire, au manuel mondial sur la LCBA/LCFT et au Code d’éthique de la Banque Scotia, entre autres obligations.

5. Favoriser un environnement de rendement élevé et contribuer à rendre le milieu de travail inclusif.

Compétences requises

  • Expérience dans un poste administratif ou de responsable du courrier, un atout.

  • Très grand souci du détail.

  • Excellent sens de l’organisation et capacité d’établir les priorités et de gérer son temps.

  • Maîtrise de la suite Microsoft Office (ex. : Excel).

 

 

 

Location(s):  Canada : Quebec : Montreal 

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Job Segment: Operations Manager, Bank, Banking, Developer, Operations, Finance, Technology