Titre:  Adjointe administrative bilingue, Services bancaires internationaux et marchés (Hybride) - Montréal

Numéro de la demande: 170505 

Joignez une équipe gagnante, engagée et axée sur les résultats qui évolue dans une culture inclusive et de haut rendement.

Adjointe administrative bilingue, Services bancaires internationaux et marchés (Hybride) - Montréal

Objectif
Contribuer au succès global des Services bancaires aux grandes entreprises et d’investissement au sein de la division Services bancaires et marchés mondiaux de la Banque Scotia au Canada, en offrant un soutien administratif de premier ordre qui facilitera la réalisation de nos activités. L’adjoint administratif ou l’adjointe administrative veille à ce que toutes les activités respectent les règlements en vigueur ainsi que les politiques et les procédures internes. Il ou elle établit des partenariats solides au sein de la Banque afin de soutenir l’équipe. 

Ce poste vous convient-il?

•    Établir les priorités du groupe de façon à assurer le respect des échéances et l’atteinte des objectifs. Agir à titre d’ambassadeur de la culture et veiller au respect des politiques. Soumettre les problèmes à l’échelon supérieur, au besoin.
•    Entretenir de solides relations d’affaires en offrant une aide courtoise et efficace aux clients internes et externes. 
•    Favoriser un environnement axé sur le rendement et contribuer à rendre le milieu de travail inclusif.
•    Participer à des projets ponctuels visant à soutenir l’équipe de gestion dont la nature est la suivante : recueillir et compiler des données provenant de diverses sources pour les réunions hebdomadaires, en gérant la logistique derrière les événements pour les clients (y compris les réservations), effectuer des recherches sur les dates clés liées aux clients (AGA, conférences téléphoniques trimestrielles des Relations avec les investisseurs, etc.) et voir à ce que les membres de l’équipe soient en mesure d’y participer, etc.
•    Rédiger ou réviser les communications destinées à l’équipe de la haute direction.

Soutien lié à la clientèle 

•    Gestion des horaires : Coordonner les horaires des équipes et organiser des rencontres avec les clients, selon les besoins. Gérer la logistique derrière les réunions, notamment la réservation des salles, le soutien technique et audiovisuel et les services de traiteur, le cas échéant.
•    Voyages et déplacements : Organiser et coordonner les voyages (y compris les voyages internationaux), planifier les réservations et les itinéraires et en assurer le suivi, obtenir les visas (le cas échéant), etc. 
•    Gestion des dépenses : 1. Consigner les reçus et préparer des relevés des dépenses détaillés à des fins d’approbation et de paiement dans les délais prévus, en s’assurant d’utiliser le code client adéquat. 2. Préparer les factures et les soumettre à l’équipe des comptes fournisseurs pour traitement. Faire le suivi auprès de cette équipe concernant les éléments non réglés.
•    Interactions avec les clients : Fournir un soutien quant à la maintenance des données liées aux clients (noms, titres, coordonnées, etc. à l’aide d’Excel et de Salesforce), la mise à jour des rapports d’appels, etc. 
•    Événements destinés aux clients : Organiser et coordonner les événements destinés aux clients, ce qui comprend les réservations, la planification, les invitations et les suivis avec les clients.
•    Dossiers des clients et documentation : Organiser, copier et tenir à jour les dossiers administratifs, la correspondance et d’autres dossiers ou documents, selon les besoins. Relier des présentations, au besoin, au moyen du système de reliure de la Banque Scotia.
•    Téléphonie : Répondre aux appels téléphoniques et les filtrer à l’aide d’un système à lignes multiples, organiser des conférences téléphoniques et des vidéoconférences en ayant recours aux fournisseurs privilégiés de la Banque Scotia.

Gestion des opérations et soutien à l’équipe administrative 

•    Participer au processus d’accueil et de départ des employés, en collaboration avec les RH et les équipes Technologie et Gestion des installations.
•    Agir à titre de personne-ressource auprès du personnel en visite. Préinscrire tous les invités, y compris les employés d’autres bureaux. Offrir un soutien local, notamment en préparant des cartes d’accès, des places de travail, des salles pour réservation, etc.
•    Remplacer les autres adjoints administratifs pendant les heures de dîner, les pauses, les fins de journée, les congés de maladie et les autres absences, et partager les responsabilités de l’équipe administrative afin de soutenir l’équipe du secteur et les activités des Services bancaires aux grandes entreprises et d’investissement.

Comprendre et respecter les politiques mises en œuvre par l’équipe des Services bancaires et marchés mondiaux. Encadrer l’équipe des Services bancaires aux grandes entreprises et d’investissement et s’assurer qu’elle dispose du soutien nécessaire pour démontrer qu’elle respecte les politiques et les procédures. 
•    Participer activement au déroulement efficace des activités de son secteur, tout en veillant à la convenance, au respect et à l’efficacité des contrôles opérationnels d’usage et à la satisfaction des obligations relatives au risque opérationnel, d’inconduite, de LCBA/LCFT et à la conformité réglementaire.

Avez-vous les compétences requises pour réussir à ce poste? 
Nous serions heureux de travailler avec vous si vous remplissez les exigences suivantes :

•    Au moins un diplôme d’études secondaires
•    Au moins sept ans d’expérience dans un poste administratif similaire exigeant une grande polyvalence, de préférence dans le secteur des services financiers
•    Expérience en soutien auprès d’une équipe de la haute direction, un atout
•    Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit
•    Solides habiletés techniques et connaissance de MS Office 2010 (p. ex. Word, Excel et PowerPoint)
•    Excellent sens de la coordination, de l’organisation, de la gestion du temps et de l’établissement des priorités
•    Souci du détail, ingéniosité et diligence à l’égard des suivis
•    Capacité à communiquer de façon claire, précise et succincte, tant à l’oral qu’à l’écrit, et capacité à communiquer avec des personnes de tous les échelons de l’entreprise
•    Souplesse, grande tolérance au changement et capacité à apprendre rapidement
•    Habileté à manier de l’information sensible et à rester calme malgré la pression des échéanciers serrés
•    Désir d’être proactif et de créer une expérience positive pour les autres

Remarque : 

•    Assurer le soutien d’environ 10 à 20 personnes, y compris les chefs de secteur et/ou de pupitre
•    Offrir un soutien essentiel aux cadres supérieurs des Services bancaires et marchés mondiaux de la Banque Scotia au Canada (hauts dirigeants de divisions autres que SBMM)
•    Assurer la liaison avec les RH et les équipes Technologie, Gestion des installations et Finance afin de favoriser un flux de travail approprié pour soutenir l’équipe
•    Collaborer avec les adjoints américains et canadiens pour faciliter les déplacements du personnel entre les bureaux

Conformément à l’évaluation des besoins linguistiques effectuée par la Banque Scotia, le candidat retenu doit pouvoir communiquer en anglais et en français pour la ou les raisons suivantes: il relèvera d’un gestionnaire du siège social qui est un anglophone.
 

Emplacement(s):  Canada : Québec : Montreal

La Banque Scotia compte parmi les chefs de file du secteur bancaire au Canada et des fournisseurs de services financiers dans les Amériques. Nous sommes là pour l’avenir de tous. Nous contribuons à la réussite de nos clients, de leur famille et de leur collectivité en offrant des conseils et une vaste gamme de produits et de services, dont des services bancaires aux particuliers, aux entreprises et aux sociétés, des services bancaires privés, d’investissement et de gestion de patrimoine ainsi que des services liés aux marchés des capitaux.

Nous valorisons les compétences et les expériences uniques que chacun apporte à la Banque et nous nous engageons à offrir un environnement inclusif et accessible pour tous. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation durant le processus de recrutement et de sélection (p. ex. un lieu d’entrevue accessible, des documents dans un autre format, un interprète de la langue des signes ou une technologie d’assistance), veuillez en informer notre équipe de recrutement. Pour obtenir du soutien technique, cliquez ici. Les candidats doivent postuler directement en ligne. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt pour la Banque Scotia; cependant, nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues pour une entrevue.