Ejec Normatividad Proveedores

Propósito

Registrar a los proveedores negociados por el GFBS, los artículos y usuarios del Módulo de Compras en la herramienta EasyTool, posterior a que la información y documentación de proveedores y relaciones de negocio haya sido validada y cumpla con los parámetros establecidos en la Política Compras México.

Validar y actualizar la normatividad aplicable a las contrataciones institucionales de proveedores del GFSB, así como las políticas y procedimientos de la DE Compras

Responsabilidades

• Revisar que los proveedores negociados por las Áreas Usuarias / Áreas administradoras de Servicios cumplan con los requisitos señalados en la Política Compras México y Anexos, para el alta en el Padrón Único de Proveedores del GFSB.

Asegurando que las certificaciones ejecutadas por las áreas negociadoras cumplan con la normatividad de contratación de proveedores señalada en la Política Compras México.

• Realizar las validaciones de prevención de lavado de dinero a los proveedores del GFSB de manera diaria por medio del aplicativo Easytool.

• Controlar el archivo digital de los expedientes de los proveedores del GFSBI, desarrollando herramientas de apoyo para optimizar el control de los mismos.

Verificando que todo proveedor del GFSB cuente con un expediente digital de acuerdo a las políticas establecidas en la Política Compras México.

Asegurando que los expedientes se encuentren completos de acuerdo al tipo de personalidad jurídica del proveedor y a las políticas vigentes al momento del registro en el Padrón Único de Proveedores.

Dirigiendo proyectos para mantenimiento y actualización de expedientes de proveedores del GFSB.

• Desarrollar y actualizar la Política compras México y procedimientos de la DE Compras

Actualizando el marco normativo para las contrataciones de proveedores del GFSB, de manera que se cumplan los requerimientos internos de las áreas reguladoras del GFSB y los requerimientos externos de los organismos reguladores.

Desarrollando y actualizando las políticas y procedimientos relacionados a la operación del módulo de Compras de EasyTool, por ejemplo: alta, modificación y baja de artículos (bienes y servicios), de proveedores y de usuarios en el módulo de PO, entre otros.

Apoyando a las áreas de la DE Compras en la actualización de las políticas y procedimientos para la gestión de compras y licitaciones de las áreas de Compras Directas y Abastecimiento Estratégico.

• Dar seguimiento al avance en la atención de los requerimientos y observaciones realizados por Auditoría a la DE Compras

Solicitando y consolidando la información del avance en la atención de los hallazgos de auditoría que se reportan mensualmente.

Elaborando los reportes de seguimiento al cumplimiento de los planes de acción de los hallazgos de la DE Compras.

• Apoyar en la elaboración y entrega en tiempo y forma de las diversas certificaciones que solicitan las áreas de Cumplimiento Grupo

Actualizando la información solicitada por el área de Responsabilidad Social Corporativa.

Actualizando los árboles de llamadas, confirmando la información de contacto del equipo, actualizando la información del equipo en la Plataforma BCP, actualizando los formatos de BCP en el sitio web designado para ello.

• Atender y asignar las solicitudes que se reciban en el correo genérico Padrón Único de Proveedores

• Administrar los catálogos de proveedores y artículos del Módulo de Compras en el Sistema EasyTool.

Realizando altas, modificaciones e inactivaciones de proveedores y artículos en el Sistema Easy Tool, incluyendo el trámite de asignación de cuentas contables con Normatividad Contable y las modificaciones derivadas de cambios en el COFA.

Cumpliendo con los niveles de atención establecidos para lograr la satisfacción de clientes internos.

Promoviendo la optimización de procesos operativos para eficientar el índice de productividad del área.

• Realizar el alta de usuarios y proveedores en el Portal CPA

Realizando altas de proveedores en el Portal CPA de los previamente registrados en el Sistema Easy Tool.

Generando las altas, modificaciones e inactivaciones de usuarios en el Portal CPA, incluyendo la asignación de área a la que pertenecen.

Actualizando el catálogo de usuarios en el Portal CPA conforme a los cambios solicitados en el Sistema EasyTool.

Cumpliendo con los niveles de atención establecidos para lograr la satisfacción de clientes internos.

Promoviendo la optimización de procesos operativos para eficientar el índice de productividad del área.

• Generar reportes solicitados por la DE Compras y las áreas usuarias a partir de la información registrada en EasyTool

Analizando la información del gasto gestionado a través de EasyTool para identificar el gasto comprable, no comprable y el potencial de negociación por la DE Compras.

Analizando la transaccionalidad de proveedores a través de los módulos PO y AP de EasyTool.

Elaborando las métricas y cargas de trabajo de la Gerencia.

• Administrar el catálogo de usuarios del Módulo de Compras en el Sistema EasyTool.

Realizando los trámites de alta, baja y modificación de usuarios en el sistema, incluyendo el trámite de los VoBo´s necesarios y su configuración (asignación de perfiles, configuración del workflow) en el módulo de Compras de EasyTool.

Elaborando los reportes de usuarios solicitados por las áreas del GFSB.

Configurando en el sistema las solicitudes de cesión de facultades temporales de aprobación y de reasignación de transacciones aprobadas por Finanzas.

Realizando las bajas de usuarios y sus transacciones en el sistema EasyTool con base en información proporcionada por RRHH.

• Participar en la definición del perímetro de compra y del plan anual de Compras a través de un análisis del gasto por cuentas contables del GFSB con base en información del sistema EasyTool

Apoyando a los subdirectores de abastecimiento estratégico el desarrollo del Plan Anual de Compras de la DE Compras.

Identificando el perímetro de compra gestionado y por gestionar.

Obteniendo información del gasto histórico de las cuentas contables del GFSB que afectan las categorías de gasto que planea negociar la DE Compras.

Analizando las categorías que han sido renegociadas por la DE Compras, identificando aquellas que pueden ser parte del plan de Compras para el siguiente BNS.

• Elaboración y envío del Plan Anual de Compras de la DE Compras

Consolidando la información de categorías a incluirse en el Plan (con perímetro, ahorro e impacto).

Generando y enviando en tiempo y forma la Planilla Presupuestal solicitada por Strategic Sourcing.

• Elaboración y seguimiento del Balance Score Card

Generando el Balance Score Card en función los objetivos planteados por la Institución. Entregando información del Balance Score Card

Apoyando en la generación de métricas de la DE Compras que se reportan al Balance Score Card

• Generar reportes de indicadores para la medición de SLA´s de la DE Compras (Dashboard).

Generando la base única de estatus de las categorías de la DE Compras, incluyendo datos como el perímetro de negociación, ahorro obtenido, tiempo de negociación, estatus de hitos, entre otros.

Optimizando la construcción y emisión de los reportes que permitan dar visibilidad de la situación actual para la toma de decisiones para incrementar el índice de productividad del área.

• Validando la información contable proporcionada por Strategic Sourcing (MDR), con respecto al gasto de las categorías que están gestionando.

Verificando la información enviada por Strategic Sourcing referente a la medición de los KPI’s;

así mismo ser el contacto con el área de Gastos y conciliar el ahorro de las categorías

Revisando cifras de forecast de ahorro real (P&L) de las categorías que ya están cerradas por Strategic Sourcing

Verificando el estatus integral de categorías cerradas con todos los Hitos en PowerApps y validando las categorías que forman parte del Plan de Compras, para llevar un control de las cifras con el área de Sourcing IB.

• Entregar al área de Gastos la información de las categorías negociadas por la Dirección Ejecutiva Compras, que presentan un beneficio de ahorro.

Proporcionando mensualmente al área de Gastos la información e Hitos de los ahorros generados por las iniciativas negociadas por compras.

Conciliando con el área de Gastos las cifras de ahorros reportados a la DGA y al Senior Management.

• Revisar y aprobar las solicitudes en Coupa e Icertis

Delegar la aprobación de las solicitudes en Coupa e Icertis al Especialista/Consultor Abastecimiento Estratégico, Ejecutivo Compras Directas cuando la DE Compras atienda la negociación.

Revisar y aprobar las solicitudes en Coupa e Icertis que sean negociadas por áreas usuarias.

• Participar en las evaluaciones de desempeño y cursos de capacitación aplicables al personal de la DE Compras

Participando en los procesos de evaluación correspondientes conforme a los tiempos y procesos de evaluación del desempeño establecidos por el GFSB

Cumpliendo el plan de capacitación de los cursos mandatorios del GFSB, así como los establecidos por la DE Compras.

Participando en Town Halls y comunicaciones internas.

• Participar en proyectos especiales de la DE Compras a solicitud de la misma.