Corporate Services Specialist

Propósito

El rol de Corporate Services Specialist lidera y gestiona todos los procesos y recursos asociados con la Gestión Administrativa, Logistica y Transporte, además de los microservicios (papelería, mensajería, dispositivos móviles entre otros) así mismo realiza la Gestión Financiera como Caja Menor, Control Presupuestal, Provisiones, Charge Back, Control de Facturación, Optimización de Costos/Gastos, Exploración de Benchmarking, y Activos Intangibles asociados a la Dirección de Tecnología y Operaciones.  

Este rol es encargado de velar por el Servicio y Experiencia al Empleado en todos los servicios que son asociados a la Dirección de Tecnología y Operaciones.

Responsabilidades

1. Actuar como portavoz de la cultura enfocada en el cliente con miras a intensificar las relaciones con la clientela y aprovechar las relaciones, los sistemas y los conocimientos del Banco en general. 

2. Administrar, controlar y monitorear la gestión de riesgo con terceras partes de todos los contratos y relaciones de servicio y proveedores de la Dirección de Tecnología y Operaciones. 

3. Administrar y gestionar los servicios asociados a Logistica y Transporte. 

4. Coordinar y supervisar la entrega eficiente de documentos y mercancía a nivel local, nacional e internacional. Incluye la planificación de rutas de entrega, la gestión de equipos de mensajeros u operadores logísticos, y la garantía de que todas las entregas se realicen de manera puntual y segura. 

5. Administrar y organizar los suministros de papelería y elementos de oficina para las diferentes unidades de servicio y procesos de soporte. Comprende la compra y reposición de artículos de papelería, el control de inventarios, y la coordinación con proveedores. 

6. Gestionar y Coordinar la implementación de servicios de telefonía móvil para empresas. Incluye la configuración y activación de nuevas líneas móviles, la gestión de contratos y planes corporativos con proveedores de servicios, y la resolución de problemas técnicos relacionados con la activación y uso de las líneas. 

7. Gestionar y supervisar el uso de fondos destinados a cubrir gastos menores dentro de la empresa. Incluye la creación y mantenimiento de registros detallados de todas las transacciones realizadas, la reposición de fondos cuando sea necesario, y la garantía de que todos los gastos se ajusten a las políticas y procedimientos establecidos. 

8. Gestionar y monitorear el presupuesto de Dirección de Tecnología y Operaciones, para asegurar un uso eficiente de los recursos financieros. Sus responsabilidades incluyen la elaboración y seguimiento de presupuestos, provisiones y forecast, la revisión de gastos y la preparación de informes. 

9. Solicitar al Proceso de Compras las Órdenes de Compra asociadas a cada uno de los contratos administrados por la  Dirección de Tecnología y Operaciones,, cumpliendo con las políticas y procedimientos establecidos. 

10. Generar informes de control de gastos y ejecución de los contratos que administra la Dirección de Tecnología y Operaciones, para dar visibilidad a los diferentes líderes de procesos y/o Unidades de Servicio. 

11. Controlar la facturación recibida de los proveedores asociados a servicios de la Dirección de Tecnología y Operaciones. Comprende la verificación y registro de facturas, la coordinación con Contabilidad y Cuenta por Pagar para asegurar pagos puntuales, la resolución de discrepancias en las facturas y evitar provisiones. 

12. Analizar exhaustivamente los costos operativos, la eliminación de gastos innecesarios, y la optimización de procesos para reducir costos sin comprometer la calidad de los productos o servicios asociados a la Dirección de Tecnología y Operaciones. 

13. Medir y analizar la percepción de los clientes sobre los servicios ofrecidos por la Dirección de Tecnología y Operaciones. Incluye el diseño y ejecución de encuestas de satisfacción, Focus groups, la recolección y análisis de datos sobre la calidad del servicio, y la identificación de áreas de mejora. Implementa estrategias para mejorar la calidad del servicio y aumentar la satisfacción del cliente. 

14. Evaluar continuamente los procesos a cargo, la identificación de mejoras y la implementación de soluciones basadas en datos para aumentar la eficiencia y reducir costos. 

15. Gestionar todas las debidas diligencias administrativas requeridas por la Dirección de Tecnología y Operaciones, así mismo toda la logística de eventos e invitados del área. 

16. Formalizar y mantener actualizada la documentación de los procesos a su cargo. 

17. Soportar a la Dirección de Tecnología y Operaciones durante las evaluaciones de auditoría que sean programadas. 

18. Efectuar la evaluación periódica del servicio prestado por los proveedores gestionados por la  Dirección de Tecnología y Operaciones 

19. Impulsar y contribuir en el desarrollo de proyectos de mejora para los procesos asignados y transversales de la compañía. 

20. Comprender cómo debe considerarse el apetito por el riesgo y la cultura de riesgo del Banco en las actividades y decisiones diarias. 

21. Realizar operaciones eficaces y eficientes en sus áreas respectivas de acuerdo con los valores de Scotiabank, su Código de Conducta y los Principios Globales de Ventas, garantizando a la vez la idoneidad, el cumplimiento y la eficacia de los controles de negocios diarios a fin de cumplir con las obligaciones respecto al riesgo operacional, el riesgo de incumplimiento regulatorio, el riesgo de lavado de dinero y de financiamiento al terrorismo y el riesgo de conducta.
22. Promover un entorno de alto desempeño y contribuir a un entorno laboral inclusivo.

Cantidad de empleados/ámbito de control.

• Empresa de aproximadamente 4300 empleados, ubicados en 24.000m2 (3 edificios, 15 pisos)
• Relacionamiento permanente con los responsables de las Unidades de Servicio y las áreas de soporte.
• Requiere una comunicación y coordinación permanente con proveedores de servicio.
• Excelente relacionamiento y servicio al cliente interno, velando por una Experiencia al Empleado de alto nivel de satisfacción relacionados con los servicios corporativos.

Educación, experiencia, otra información

• Profesional en carreras administrativas como Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Ingeniería de Procesos o carreras afines.
• De 3 a 5 años, preferiblemente en el sector financiero, en procesos de soporte administrativo, financieros y/o en operaciones, con responsabilidades de gestión y alto grado de servicio al cliente.
• Conocimientos específicos en gestión administrativa, gestión de procesos, gestión financiera, análisis de datos y construcción de reportes. Manejo de herramientas de ofimática (Excel, bases de datos, Power BI, SQL)
• Habilidades de negociación, orientación al servicio, capacidad de trabajo en equipo y bajo presión, alto grado de análisis, manejo de proveedores, comunicación efectiva y asertiva, proactividad y organización.
• Habilidades para el manejo de trabajo bajo presión, control de sí mismo en caso de situaciones delicadas.
• Habilidades interpersonales sólidas y de comunicación: gestionar personal interno, proveedores externos y consultores requiere de una fuerte motivación y excelentes competencias de gestión y liderazgo.
• Capacidades desarrolladas en organización, seguimiento y evaluación de situaciones complejas.
• Debe ser flexible, comprometido y con disposición permanente a trabajar en equipo.
• Debe contar con un alto nivel de energía para estar permanentemente en movimiento entre los diferentes pisos y edificios.
• Deseable contar con nivel B2 en el idioma inglés.
• Demostrar flexibilidad y sentirse confortable en situaciones cambiantes.
• Aplicar técnicas de resolución de conflictos y priorización de actividades
• Alta capacidad de trabajo en un entorno multi cultural para poder llegar a sus metas trabajando con personas de diferentes países y hablan en diferentes lenguas.

Condiciones de trabajo

• Trabajar en un entorno de oficina estándar.
• Debe estar disponible para dar solución a cualquier urgencia que afecte la seguridad de la empresa y sus empleados y que impida el buen desarrollo de la operación fuera de los horarios normales de trabajo, incluidos los fines de semana y festivos.
• Este cargo requiere la movilización continua a pie entre los diferentes pisos y edificios de la Compañía ubicados en el centro empresarial Connecta.
• Problemas de operaciones 24/7, demandas permanentes de los proyectos y otros plazos son constantes, y algunas situaciones pueden ser impredecibles. Las horas no estándar podrían ser una ocurrencia común.
• Los problemas operativos y las presiones del cronograma pueden causar ansiedad. Interrupciones en los servicios sin previo aviso, que requieren una asignación rápida y efectiva de recursos para resolver y cumplir los compromisos de entrega con las operaciones.