Share this Job

Title:  Remote Administrative Specialist Bilingual

 

 

 

 

Requisition ID: 159597

 

Join a purpose driven winning team, committed to results, in an inclusive and high-performing culture.

Reporting to the Manager, Regional Administration, as a Regional Administrative Specialist, you will be responsible for providing administrative and operational support to assist Financial Consultants and Portfolio Managers.

•    You will be accountable for the preparation and processing of client documentation and inputting transaction requests as directed by Advisors and Portfolio managers.
•    You will work with a Advisors, as well as a larger Regional team of Administrators.
•    You will be responsible for maintaining the currency and accuracy of the client contact database, ensuring all applicable information and notes are recorded correctly.
•    You will play an important role in booking and preparing files for client meetings,  responding to time-sensitive requests from Advisors during client meetings, preparing correspondence and ensuring a quick and efficient response to all inquiries from current and prospective clients regarding MD products and services.
•    You will maintain a follow-up system for inquiries and issues, ensuring expeditious resolution based on MD specified service standards.
•    You’ll support and participate in the research and resolution of a variety of client concerns as well as contributing to special projects, as required.
•    You will ensure that monthly compliance-related tasks, such as compliance reporting logs and following up on non-compliant paperwork, are completed efficiently.
•    You will liaise with Accountants and third parties to provide tax documents or statements as requested.
•    You will perform general office duties, including reception coverage, when required.


What MD Expects of You:
•    A commitment to an exceptional client experience – using your ability to quickly and clearly understand the client’s perspective,  you will provide timely and accurate responses to a myriad of queries.
•    A sense of urgency – what’s important to the client is equally important to you.  You thrive on getting things done and done well.
•    The flexibility to work independently and as part of a broader team.
•    You embrace change – thriving in a diverse environment of ever-changing and competing priorities. 
•    A dedication to organizational efficiency – maintaining a strong attention to detail coupled with the ability to follow up and follow through in a results-oriented fashion 

The Must Haves:
•    College diploma in business, commerce or equivalent 
•    Demonstrated knowledge of the financial services industry and rules regarding estates, trusts, RESPs, RRSPs/RRIFs, TFSAs, non-registered investments and applicable tax-related issues
•    Proficiency with Microsoft Office Suite
•    Working knowledge of CRM2

Why MD?
•    We are big proponents of life-work integration and provide the flexibility and tools to achieve such.
•    We believe an inclusive and diverse work environment makes for happy and productive employees. 
•    We recognize the importance of well-being and offer programs and benefits to support and sustain the mental and physical health of our employees and their families.
•    We know that financial security is important to you and we’re here to help – competitive salaries and incentive programs, a defined contribution pension plan and an employee share option purchase program.
•    We realize time away to recharge is a non-negotiable – we offer a generous paid time off program in which the benefits increase along with your tenure with MD.  Our team environment ensures you’re able to take time off without worrying about your clients.
•    We understand that cost-effective banking solutions mean more money in your pocket – through our partnership with Scotia, we offer a variety of preferred banking, credit card, mortgage and home/auto insurance options and discounts.
•    We love discounts.  Through the WorkPerks program, as an employee of MD you’ll have access to thousands of discounts with various vendors across Canada.

 

Dans le marché de l’emploi actuel, nous savons que les personnes de talent comme vous ont l’embarras du choix. Il est donc normal que vous deviez évaluer attentivement les offres qui vous sont faites avant de soumettre votre candidature. Nous savons que vous cherchez un emploi et un employeur qui vous permettront d’harmoniser vos objectifs professionnels et personnels. Vous souhaitez que l’on vous traite comme une personne et non comme un numéro. Vous cherchez plus qu’un simple travail : vous voulez faire partie d’une équipe qui vous permet de vous dépasser, qui vous soutient et qui vous encourage au quotidien. Ça vous parle? Cet emploi est peut-être parfait pour vous!
        
Votre contribution

Sous la supervision de la directrice ou du directeur de l’administration régionale, vous aurez la responsabilité d’offrir du soutien administratif et opérationnel afin d’aider les conseillers financiers et les gestionnaires de portefeuille.

•    Vous serez responsable de préparer les documents de la clientèle et d’en faire le traitement. Vous devrez aussi entrer les opérations demandées par les conseillers et les gestionnaires de portefeuille.
•    Vous collaborerez avec une équipe de conseillers, ainsi qu’avec le reste de l’équipe administrative régionale.
•    Vous serez responsable de tenir à jour la base de données des contacts client et de vous assurer que toutes les notes et tous les renseignements sont consignés correctement.
•    Vous contribuerez grandement à la prise de rendez-vous et à la préparation des documents pour les rencontres client. Vous répondrez aux demandes urgentes des conseillers pendant les rencontres client, vous préparerez les messages aux clients et vous vous assurerez de répondre rapidement et efficacement à toutes les demandes des clients actuels et potentiels à propos des produits et services de MD.
•    Vous gérerez un système de suivi des demandes et des problèmes pour vous assurer que tout est réglé rapidement selon les normes de service de MD.
•    Vous fournirez du soutien et participerez à la recherche et à la résolution des problèmes des clients. Vous contribuerez aussi à des projets spéciaux, lorsque nécessaire.
•    Vous veillerez à l’exécution efficace des tâches mensuelles liées à la conformité, comme les registres de conformité et le suivi des documents non conformes.
•    Vous assurerez la liaison avec les comptables et les tierces parties pour fournir les feuillets fiscaux et les relevés lorsque nécessaire.
•    Vous ferez des tâches administratives générales, comme assurer la relève à la réception, lorsque nécessaire.
Les attentes de MD
•    Vous vous engagez à offrir une expérience client exceptionnelle. Vous utilisez votre capacité à comprendre rapidement la perspective du client pour donner des réponses pertinentes et exactes à une grande variété de demandes.
•    Vous traitez les demandes avec empressement parce que ce qui est important pour vos clients l’est également pour vous. Vous arrivez à bien faire votre travail rapidement.
•    Vous êtes capable de travailler de façon autonome, mais aussi de collaborer au sein d’une équipe.
•    Vous faites preuve d’ouverture et vous vous épanouissez dans un environnement diversifié où les priorités changent constamment et entrent parfois en conflit.
•    Vous connaissez bien les principes de l’efficacité organisationnelle. Vous portez une attention particulière aux détails et faites les suivis nécessaires en adoptant une vision axée sur les résultats.

Formation et expérience
•    Diplôme collégial en administration des affaires, en commerce ou l’équivalent.
•    Connaissances du secteur des services financiers et des règles régissant les successions, les fiducies, les REEE, les REER/FERR, les CELI et les placements non enregistrés ainsi que des questions fiscales connexes applicables.
•    Maîtrise des logiciels de la série Microsoft Office.
•    Connaissance fonctionnelle du MRCC 2.

Pourquoi MD?
•    Nous encourageons fortement la conciliation travail-vie personnelle et nous vous donnons la flexibilité et les outils requis pour l’atteindre.
•    Nous croyons qu’un environnement de travail diversifié et inclusif favorise le bonheur et la productivité du personnel.
•    Nous savons à quel point les programmes d’avantages sociaux sont importants pour soutenir la santé mentale et physique des membres du personnel et de leur famille.
•    Nous savons que la sécurité financière est importante pour vous et nous voulons y contribuer en vous offrant des salaires concurrentiels, des primes au rendement, un régime de retraite à contributions déterminées et un programme d’achat d’actions destiné à nos employés.
•    Nous savons qu’il est important de décrocher. Nous offrons donc un généreux programme de vacances payées qui augmente au fil de votre carrière chez MD. Notre milieu de travail axé sur la collaboration vous permet de prendre des vacances la tête tranquille, sans avoir à vous préoccuper de vos clients.
•    Grâce à notre partenariat avec la Banque Scotia, nous pouvons vous offrir des solutions bancaires avantageuses pour qu’il vous reste plus d’argent dans vos poches. Vous aurez entre autres accès à un large éventail de services bancaires, de cartes de crédit, de solutions hypothécaires, d’assurance auto et habitations et de rabais.
•    Nous adorons les rabais. Grâce au programme WorkPerks, le personnel de MD a accès à des milliers de rabais partout au Canada.

Location(s):  Canada : Ontario : Ottawa || Canada : Alberta : Edmonton || Canada : British Columbia : Victoria || Canada : New Brunswick : Fredericton || Canada : Nova Scotia : Halifax

Scotiabank is a leading bank in the Americas. Guided by our purpose: "for every future", we help our customers, their families and their communities achieve success through a broad range of advice, products and services, including personal and commercial banking, wealth management and private banking, corporate and investment banking, and capital markets.  

At Scotiabank, we value the unique skills and experiences each individual brings to the Bank, and are committed to creating and maintaining an inclusive and accessible environment for everyone. If you require accommodation (including, but not limited to, an accessible interview site, alternate format documents, ASL Interpreter, or Assistive Technology) during the recruitment and selection process, please let our Recruitment team know. If you require technical assistance, please click here. Candidates must apply directly online to be considered for this role. We thank all applicants for their interest in a career at Scotiabank; however, only those candidates who are selected for an interview will be contacted.


Job Segment: Administrative Assistant, Investment Banking, Technical Support, Banking, Administrative, Finance, Technology, Bilingual