Titre:  Administrateur régional des services successoraux et fiduciaires

Numéro de la demande: 175589

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“Conformément à l’évaluation des besoins linguistiques effectuée par la Banque Scotia, le candidat retenu doit pouvoir communiquer en anglais et en français pour la ou les raisons suivantes :   il devra collaborer étroitement avec d’autres groupes du siège social qui travaillent principalement en anglais,, il servira une clientèle anglophone.

Tâches:

L'administrateur régional des successions et fiducies offre un soutien administratif au conseiller en successions et fiducies et à l’agent de fiducie régional de la Société de fiducie privée MD. Il participe à la prestation des services de successions et de fiducies tout en respectant des normes élevées de service à la clientèle, de contrôle de la qualité et d’efficacité opérationnelle.  Le titulaire de ce poste a aussi pour mandat d’offrir des services de soutien aux autres employés administratifs et d’effectuer du travail général de bureau.

Les tâches et les responsabilités comprennent, sans s’y limiter:
Planification successorale:
•    Programme et confirme les rendez-vous avec les clients; confirme au bureau régional les arrangements de voyage et le calendrier des activités; réserve au besoin des salles de réunion.
•    Prépare les dossiers et les documents en prévision des rencontres de planification successorale et assure un suivi auprès des nouveaux clients après les rencontres.
•    Aide le conseiller en successions et fiducies à rédiger les directives d’établissement des testaments; envoie les documents de révision des testaments aux études de notaires ou aux cabinets d’avocats; assure le suivi auprès des notaires / avocats et des clients; envoie la version définitive des testaments à l’administration centrale et prépare tous documents connexes en plus de s’occuper de toutes les formalités administratives.
•    Rédige différentes lettres destinées aux clients, aux notaires / avocats ou à d’autres parties.

Administration des successions:
•    Aide le conseiller en successions et fiducies et l’agent régional des fiducies à liquider les successions, notamment en les accompagnant au moment de la prise d’inventaire des coffrets de sûreté, de la visite au domicile du défunt et des rencontres avec les bénéficiaires et co-liquidateurs.  Cette tâche exige parfois des déplacements.
•    Aide les employés du siège social et coordonne avec eux le processus de collecte des biens, des placements et des liquidités dans le cadre du règlement d’une succession.
•    À la demande de l’agent régional de la fiducie, communique avec des tierces parties, notamment les gestionnaires de biens immobiliers, les courtiers en immeubles, les évaluateurs fonciers, les propriétaires, etc.
•    De concert avec le conseiller en successions et fiducies et l’agent régional de la fiducie, participe à la première réunion avec les co-liquidateurs et bénéficiaires et participe au processus subséquent de communication des mises à jour de l’état du dossier.
•    Prépare les documents initiaux et les formulaires connexes nécessaires à la liquidation de la succession.
•    Participe au processus décisionnel discrétionnaire en recueillant les renseignements pertinents au sujet du client.

Fiducies et mandats:

•    Participe au processus d’ouverture de compte et à la préparation des documents afférents.
•    Lance le processus de suivi annuel du conseiller en successions et fiducies ou de l’agent de fiducie régional, auprès de ses clients.
•    Coordonne, avec les employés du siège social, les tâches qui mènent au versement des sommes dues aux clients; coordonne aussi le paiement des factures et répond aux autres demandes en s’assurant qu’elles sont traitées dans les délais.
•    À la demande du conseiller en successions et fiducies et de l’agent régional de la fiducie, communique avec des tierces parties telles que les mandataires aux soins personnels et les employés de foyers de soins.

Fonctions administratives et tâches du bureau générales :
•    Supervise les procédures opérationnelles internes et recommande des changements s’il y a lieu pour assurer le respect de normes élevées d’efficacité opérationnelle.
•    Tient à jour le système d’archivage de la Fiducie privée MD.
•    Participe à la préparation de différents rapports pour les clients et la direction.
•    Offre un soutien à la recherche et à la coordination dans le cadre des réunions d’équipe avec le conseiller en successions et fiducies, l’agent régional de la fiducie et les autres conseillers régionaux.
•    Met en œuvre et tient à jour un système de suivi des demandes de renseignements, des plaintes et de la résolution des problèmes; s’assure que les normes de service et les délais de la Société de fiducie privée MD sont respectés.
•    Contribue à la mise en œuvre d’initiatives de marketing de son unité.
•    Remplace au besoin les employés régionaux de la Société de fiducie privée MD lorsque ceux-ci doivent s’absenter.
•    Tient à jour les dossiers des clients dans les systèmes d’information.
•    Passe en revue les factures et les achemine au siège social pour traitement.
•    Répond aux appels téléphoniques des clients et des parties externes – et redirige les appels avec efficacité et professionnalisme.
•    S’assure que le matériel de bureau et les systèmes sont bien entretenus, notamment le photocopieur, le télécopieur, le système téléphonique et le système de messagerie vocale ainsi que les imprimantes; assure la liaison avec le Centre de services techniques en technologies de l’information lorsque des problèmes doivent être résolus. 

Formation et expérience:
•    Diplôme collégial ou l’équivalent
•    Connaissance fonctionnelle de certains documents juridiques tels que les testaments, les actes de fiducie et les mandats – un atout
•    Réussite du niveau 1 du programme CETA et du cours sur l’administration des successions et des fiducies de CSI Global Education Inc. – un atout
•    Utilisateur expérimenté de MS Word et d’Outlook
•    Connaissance du secteur des valeurs mobilières – un atout
•    Au moins deux ans d’expérience à un poste d’administrateur de bureau ayant des contacts directs avec la clientèle, idéalement dans un secteur lié aux successions et aux fiducies ou en tant qu’administrateur de fiducie
•    Au moins deux ans d’expérience dans une entreprise du secteur des services financiers – un atout
•    Bilinguisme (anglais-français) – un atout

Qualités:
•    Excellentes aptitudes pour les communications professionnelles, à l’oral et à l’écrit
•    Attention marquée aux détails et aux suivis
•    Solides habiletés organisationnelles
•    Aptitudes exceptionnelles pour les relations interpersonnelles, doublées d’une capacité à gérer des situations délicates et difficiles avec tact et professionnalisme
•    Capacité exceptionnelle de planification, d’établissement d’horaires et de respect des échéanciers
•    Capacité à répondre par ordre de priorité à plusieurs exigences à la fois, dans un contexte de pressions constantes
•    Excellent esprit d’équipe et capacité à travailler de façon autonome
•    Sens démontré de l’initiative (proactivité) et des responsabilités
•    Volonté sincère d’offrir un excellent service aux clients internes et externes
•    Capacité à gérer efficacement les changements
 

Emplacement(s):  Canada : Québec : Montreal || Canada : Québec : Quebec

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