Titre:  Spécialiste administratif régional - Laval, QC

Fonctions

Contribuer au succès global de l’équipe régionale des services administratifs aux clients, en s’assurant que les objectifs, les initiatives et les plans individuels sont exécutés et réalisés en accord avec les stratégies d’affaires et les objectifs de l’équipe.  S’assurer que toutes les activités se déroulent en conformité avec les règlements de la gouvernance, les politiques et les procédures internes.

Responsabilités

• Sous la supervision de la directrice ou du directeur de l’administration régionale, fournir un soutien administratif et opérationnel, en personne et en mode virtuel, afin d’aider les conseillers financiers et les gestionnaires de portefeuille à offrir un excellent service à tous les clients de MD.
• Promouvoir une culture axée sur les clients, afin d’approfondir les relations avec les clients et de mettre à profit les relations avec la Banque ainsi que ses systèmes et ses connaissances.
• Préparer les documents de la clientèle et en faire le traitement. Entrer les opérations demandées par les conseillers et les gestionnaires de portefeuille. 
• Collaborer avec une équipe de conseillers, ainsi qu’avec le reste de l’équipe administrative régionale. 
• Tenir à jour la base de données des contacts client et s’assurer que toutes les notes et tous les renseignements sont consignés correctement. 
• Prêter main forte pour la prise de rendez-vous et la préparation des documents pour les rencontres client. Répondre aux demandes urgentes des conseillers pendant les rencontres client, préparer les messages aux clients et s’assurer de répondre rapidement et efficacement à toutes les demandes des clients actuels et potentiels à propos des produits et services de MD. 
• Gérer un système de suivi des demandes et des problèmes pour s’assurer que tout est réglé rapidement selon les normes de service de MD. 
• Fournir du soutien et participer à la recherche et à la résolution des problèmes des clients. Contribuer à des projets spéciaux, lorsque nécessaire. 
• Veiller à l’exécution efficace des tâches mensuelles liées à la conformité, comme les registres de conformité et le suivi des documents non conformes. 
• Assurer la liaison avec les comptables et les tierces parties pour fournir les feuillets fiscaux et les relevés lorsque nécessaire. 
• Effectuer des tâches administratives générales et assurer la relève à la réception, lorsque nécessaire. 
• Comprendre la culture du risque et la propension au risque de la Banque Scotia et en tenir compte dans les activités et les décisions quotidiennes.
• Travailler activement, avec efficacité et efficience dans son domaine, conformément aux valeurs de la Banque Scotia, à son code d’éthique et à ses principes directeurs en matière de vente, tout en s’assurant de la convenance, du respect et de l’efficacité des contrôles d’activités quotidiennes afin que l’entreprise respecte ses obligations en matière de risque opérationnel et de risque lié à la conformité, à la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement d’activités terroristes, et à l’éthique.
• Promouvoir un environnement de travail productif et inclusif.

Gestionnaire principal

(ajouter le gestionnaire secondaire s’il y a lieu)

• Directrice/Directeur, Administration régionale

Subordonnés directs

• Sans objet

Subordonnés communs (ligne solide/pointillée, le cas échéant) :

• Sans objet

Compétences requises

• Vous vous engagez à offrir une expérience client exceptionnelle. Vous utilisez votre capacité à comprendre rapidement la perspective du client pour donner des réponses pertinentes et exactes à une grande variété de demandes. 
• Vous traitez les demandes avec empressement parce que ce qui est important pour vos clients l’est également pour vous.  Vous arrivez à bien faire votre travail rapidement. 
• Vous êtes capable de travailler de façon autonome, mais aussi de collaborer au sein d’une équipe. 
• Vous faites preuve d’ouverture et vous vous épanouissez dans un environnement diversifié où les priorités changent constamment et entrent parfois en conflit.  
• Vous connaissez bien les principes de l’efficacité organisationnelle. Vous portez une attention particulière aux détails et faites les suivis nécessaires en adoptant une vision axée sur les résultats. 

• Diplôme collégial en administration des affaires, en commerce ou l’équivalent.

• Connaissances du secteur des services financiers et des règles régissant les successions, les fiducies, les REEE, les REEI, les CELIAPP, les REER/FERR, les CELI et les placements non enregistrés ainsi que des questions fiscales connexes applicables. 
• Maîtrise des logiciels de Microsoft Office. 
• Connaissance fonctionnelle du MRCC 2.